细谈工程造价咨询企业项目资料管理

发布时间： 2019-04-19

在工程造价咨询行业，当项目立项启动后，关于项目的资料将接踵而来。分不同的时间段，不同员工接收。如何做到资料多而不乱，方便查找借阅，资料数据实时共享，是造价咨询企业管理当中存在的一个问题点！
智微软件基于对工程造价咨询行业的理解，结合多家优秀造价咨询客户的管理方法，梳理了关于造价咨询项目资料管理的一些解决思路！
首先，项目启动后，应为项目建立一个档案库来统一管理，并设立专门的资料员。周期长的全过程项目，视情况而定，可以建立多个项目资料档案库！

资料分类。资料登记前，应整理好资料分类，建立以树形的方式进行分类。这样有利于以后方便查找和定位。
资料接收。在接收到资料的时候，应明确资料详细信息，如：来源单位，资料属性，是原件还是复印件等信息，如资料为电子档，应一并将附件上传至系统，以便其他造价员方便查阅。
明确资料保管人。采用谁接收谁保管的原则。同时应为资料建立状态，当造价员借出后，状态为借阅，保管人为造价员。归还后，保管员为资料员。
资料借阅。当造价员在编制项目时需借阅资料时，应发起一张资料借阅单，资料员进行确认后，形成借阅记录，更新资料状态。这样，大家都知道该资料目前在谁手中。
资料归还。当造价员归还资料时，应发起一张资料归还单，资料员进行确认后，形成归还记录，更新资料状态为存库。
资料移交。当资料员发生变更时，应发起移交单，移交至新资料员，确认后，形成移交记录。
资料返还。当资料需要返还委托方时，应发起返还单，记录所返还的资料，接收单位和签收人等信息，签收单附件应上传至系统，方便以后复查。减少资料扯皮的情况发生。
资料提醒。借出中的资料，应形成清单，同时提醒造价员和资料员。
资料归档。当项目完结时，将资料库进行归档，并记录存放位置。

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